সমস্যাটা অর্ডার কম আসা নয়

ফেসবুকে ভালো চলছে এমন একটা দোকানের মালিকের দিনটা প্রায়ই এরকম দেখায়। ইনবক্সে চল্লিশটা মেসেজ, পোস্টের নিচে কুড়িটা কমেন্ট, কেউ লিখেছেন "দাম কত", কেউ লিখেছেন "নিব", কেউ ঠিকানা দিয়েছেন আধা লাইন। এর মধ্যে কেউ একজন ফোন করে বলছেন, "আমি তো পরশু অর্ডার দিয়েছি", আর আপনি ইনবক্স ঘেঁটে কিছুতেই সেটা খুঁজে পাচ্ছেন না।

!অর্ডার ফর্মসহ একটা দোকানের সাইট, ক্রেতা যেভাবে দেখেন

!ফর্মের অর্ডারগুলো এক লিস্টে, নাম ফোন আর ঠিকানাসহ

সমস্যাটা অর্ডার কম আসার নয়। সমস্যাটা হলো অর্ডারগুলো একটা জায়গায় নেই।

তিনটা জায়গায় ক্ষতি হয়, আর তিনটাই টাকার:

• হাতে টুকে নেওয়া ঠিকানা। ক্রেতা যা লিখেছেন আপনি সেটা খাতায় বা অন্য কোথাও লিখছেন, আর প্রতিবার একটা ডিজিট বা একটা শব্দ ভুল হওয়ার সুযোগ তৈরি হচ্ছে। ভুল ঠিকানা মানে পার্সেল ফেরত, আর ফেরত মানে দুই দিকের কুরিয়ার খরচ
• হারিয়ে যাওয়া অর্ডার। ইনবক্সে নতুন মেসেজ এলে পুরনোটা নিচে নেমে যায়, আর কমেন্ট তো পোস্টের সাথেই হারায়
• একই কথা বারবার লেখা। ডেলিভারি চার্জ কত, ক্যাশ অন ডেলিভারি হয় কি না, কতদিনে পাব, দিনে বিশবার

এই তিনটার কোনোটাই আপনার অযত্ন নয়। মেসেজিং অ্যাপ কথা বলার জন্য বানানো, অর্ডার রাখার জন্য নয়। জিনিসটা ভুল কাজে লাগানো হচ্ছে, তাই ফল খারাপ।

একটা ছোট ওয়েব অ্যাপ ঠিক কোন জায়গাটা ঠিক করে

"ওয়েব অ্যাপ" শুনে বড় কিছু ভাবার দরকার নেই। এখানে জিনিসটা আসলে চারটা কাজ করে:

1. একটা লিংক, যেটা পেজে পিন করা যায় আর কমেন্টের উত্তরে পাঠানো যায়
2. একটা ফর্ম, যেখানে ক্রেতা নিজেই নিজের নাম, নম্বর আর ঠিকানা লেখেন
3. একটা লিস্ট, যেখানে সব অর্ডার তারিখ ধরে জমা থাকে, প্রতিটার একটা অবস্থা বদলানো যায়
4. একটা ফাইল, যেটা কুরিয়ারের সাইটে সরাসরি তুলে দেওয়া যায়

সবচেয়ে বড় লাভটা দুই নম্বরে লুকিয়ে আছে, আর সেটা প্রায়ই খেয়াল করা হয় না। ঠিকানাটা ক্রেতা নিজে লিখছেন। তাতে দুটো জিনিস ঘটে। এক, টুকে নেওয়ার সময় যে ভুলটা হতো সেটা আর হয় না। দুই, ঠিকানা ভুল হলে দায়টা পরিষ্কার, আর তর্ক করার কিছু থাকে না।

একটা পঞ্চম কাজও আছে, যেটা সব দোকানের লাগে না কিন্তু কিছু দোকানে বিক্রি বদলে দেয়: জিনিসটা ঘুরিয়ে দেখানো। জুতা, হাতে বানানো মাটির জিনিস, গয়না বা আসবাবের মতো পণ্যে ক্রেতা চারদিক দেখতে চান, আর ছবির পর ছবি দিয়ে সেটা হয় না।

!আঙুল দিয়ে ঘুরিয়ে দেখা যায় এমন একটা প্রোডাক্ট, পাশে দাম আর অর্ডারের বাটন

সাদাসিধা আকারের জিনিসে এটা ভালো দাঁড়ায় আর ব্রাউজারেই চলে, কিছু নামাতে হয় না। খুব খুঁটিনাটি বা বাস্তব মডেল দরকার হলে অবশ্য আসল ছবিই ভালো।

পুরো পথটা এক নজরে

একটা অর্ডার শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত কীভাবে যায়, ধাপে ধাপে দেখুন:

1. আপনি লিংকটা ফেসবুক পেজের উপরে পিন করে রাখলেন, আর WhatsApp-এর পরিচিতিতে বসালেন
2. কেউ কমেন্টে "দাম কত" লিখলে আপনি একটা লাইনে উত্তর দিয়ে লিংকটা দিলেন
3. ক্রেতা লিংকে ঢুকে প্রোডাক্ট বাছলেন, নাম, নম্বর আর পুরো ঠিকানা লিখলেন
4. ডেলিভারি চার্জসহ মোট টাকাটা তাঁর সামনেই যোগ হয়ে গেল, ঢাকার ভেতরে এক রকম, বাইরে আরেক রকম
5. অর্ডারটা আপনার লিস্টে চলে এলো, আর ইমেইলে একটা সতর্কতা এলো
6. আপনি লিস্ট খুলে অর্ডারটা দেখলেন, অবস্থা বদলে "দেখা হয়েছে" করলেন
7. মাল প্যাক করার পর কুরিয়ারের ফাইলটা নামালেন আর তাদের সাইটে তুলে দিলেন
8. অর্ডারগুলোর অবস্থা "শেষ" করে দিলেন, পরের ফাইলে ওগুলো আর আসবে না

আটটা ধাপের কোথাও আপনাকে হাতে ঠিকানা টুকতে হলো না, আর কোনো অর্ডার ইনবক্সের নিচে হারালো না। এইটুকুই পুরো লাভ।

অর্ডার ফর্মে কী জিজ্ঞেস করবেন

ফর্ম বানানোর সময় সবচেয়ে সাধারণ ভুল হলো বেশি প্রশ্ন করা। প্রতিটা বাড়তি ঘরে কিছু ক্রেতা ফর্ম ছেড়ে চলে যান।

যা অবশ্যই লাগবে:

• নাম
• মোবাইল নম্বর
• পুরো ঠিকানা, একটা বড় ঘরে, ভাগ ভাগ করে নয়
• কী নিচ্ছেন আর কয়টা

যা রাখলে ভালো, তবে বাধ্যতামূলক নয়:

• জেলা বা এলাকা, কুরিয়ারের ফাইলে কাজে লাগে
• ইমেইল, তবে কখনোই বাধ্যতামূলক নয়, কারণ ক্যাশ অন ডেলিভারিতে কেনেন এমন বেশিরভাগ ক্রেতার ইমেইল নেই
• একটা ছোট নোটের ঘর, "বিকেলে ফোন দিবেন" ধরনের কথার জন্য

যা জিজ্ঞেস করবেন না:

• জন্মতারিখ, পেশা, বা বিপণনের কোনো প্রশ্ন
• জাতীয় পরিচয়পত্রের নম্বর, কোনো অবস্থাতেই নয়
• কার্ড বা bKash-এর PIN জাতীয় কিছু, কেউ কখনো এসব ফর্মে চায় না

একটা কথা মনে রাখবেন। ক্রেতার নাম, নম্বর আর ঠিকানা আপনার সম্পত্তি নয়, আপনার জিম্মায় রাখা জিনিস। যতটুকু দরকার ততটুকুই নিন, আর ওই তথ্য অন্য কোথাও পাঠাবেন না।

অর্ডার আসার পর: লিস্ট আর অবস্থা

অর্ডার একটা লিস্টে জমা হওয়ার আসল সুবিধা তালিকা দেখা নয়, অবস্থা বদলানো।

তিনটা অবস্থা বেশিরভাগ দোকানের জন্য যথেষ্ট: নতুন, দেখা হয়েছে, আর শেষ। নতুন মানে এখনো চোখে পড়েনি, দেখা হয়েছে মানে ফোন করে নিশ্চিত করা হয়েছে, শেষ মানে পার্সেল চলে গেছে।

এই তিনটা ঘর কেন কাজে দেয়? কারণ ফোনটা এলে আপনি আর ইনবক্স ঘাঁটেন না। নম্বর দিয়ে খুঁজে দেখেন, অর্ডারটা কোন ঘরে আছে বলে দেন, ব্যস। "আপনার অর্ডারটা কাল পাঠানো হয়েছে" এই এক বাক্যটাই বেশিরভাগ অভিযোগ থামিয়ে দেয়।

সাথে ইমেইলে একটা সতর্কতা এলে নতুন অর্ডার আর চোখ এড়ায় না। ব্যস্ত দিনে এটাই সবচেয়ে বেশি কাজে লাগে।

কুরিয়ারের ফাইল

কুরিয়ারের সাইটে একটা একটা করে অর্ডার টাইপ করা সবচেয়ে বিরক্তিকর কাজগুলোর একটা, আর ভুলও এখানেই বেশি হয়। বিকল্পটা হলো একটা CSV ফাইল (Excel-এ খোলা যায় এমন তালিকার ফাইল) নামিয়ে তাদের প্যানেলে একবারে তুলে দেওয়া।

এখানে সৎ কথাগুলো বলে রাখা দরকার, কারণ প্রতিটা কুরিয়ারের নিয়ম আলাদা:

• Steadfast পুরো ঠিকানাটা সাধারণ লেখা হিসেবেই নেয়, তাই ফাইলটা যেমন আছে তেমনই ওঠে
• Pathao-র শিটে শহর আর জোনের ঘর দুটো তাদের নিজের লিস্টের সাথে হুবহু মিলতে হয়, তাই ওই দুটো ঘর আপনাকে পূরণ করতে হবে
• RedX এখনো নয়, কারণ তাদের প্রতিটা অর্ডারে একটা সংখ্যার এলাকা কোড লাগে

আর একটা নিয়ম সব ক্ষেত্রেই খাটে: যে অর্ডারে ফোন নম্বর বা ঠিকানা নেই, সেটা ফাইলে যায় না, কারণ ওটা কেউ পৌঁছে দিতে পারবে না। কয়টা বাদ পড়ল সেটা দেখে নিন, যাতে পাঁচটা অর্ডারের জায়গায় চারটা পার্সেল পাঠিয়ে বসে না থাকেন। একটা ফাইলে হাজারটা পর্যন্ত অর্ডার ধরে, পুরনোগুলো আগে, কারণ যে ক্রেতা সবচেয়ে বেশি অপেক্ষা করেছেন তাঁর পার্সেলটাই আগে যাওয়া উচিত।

ক্রেতাকে SMS আর অটোমেটিক উত্তর

ক্যাশ অন ডেলিভারিতে কেনেন এমন ক্রেতার ইমেইল প্রায়ই থাকে না, কিন্তু মোবাইল সবারই থাকে। তাই অর্ডার পাওয়ার সাথে সাথে একটা ছোট SMS, "আপনার অর্ডারটা পেয়েছি", অভিযোগ আর ফোন দুটোই অনেক কমিয়ে দেয়।

এখানে একটা কথা আগেই জেনে রাখা ভালো: SMS যায় আপনার নিজের গেটওয়ে অ্যাকাউন্ট থেকে, আমাদের থেকে নয়। কারণটা আইনি, বাংলাদেশে ব্যবসার নামে মাস্কিং করা সেন্ডার আইডি BTRC-তে আলাদাভাবে নিবন্ধন করাতে হয়, ট্রেড লাইসেন্স আর NID দিয়ে, আর সেটা আপনার নামেই হতে হবে।

দুটো বাস্তব সতর্কতা। এক, বাংলা লেখা ৭০ অক্ষরে একটা SMS ধরে, ইংরেজিতে ১৬০, তাই লম্বা বাংলা মেসেজ আসলে দুই তিনটা SMS-এর বিল। দুই, গেটওয়ে চালু করার পর অবশ্যই নিজের ফোনে একটা টেস্ট SMS পাঠিয়ে দেখুন। বাংলাদেশের প্রায় সব গেটওয়ে ব্যালান্স শেষ থাকলেও "ঠিক আছে" বলে উত্তর দেয়, তাই নিজের হাতে মেসেজটা আসা ছাড়া আর কোনো প্রমাণ নেই।

ক্রেতা ইমেইল দিলে একটা অটোমেটিক ধন্যবাদ চিঠিও যেতে পারে, আপনার নিজের ভাষায় লেখা। SMS আর এই চিঠি দুটোই Commerce-এর সুবিধা, আর দুটোরই দিনের মাপ আছে: ক্রেতাকে SMS দিনে ২০০টা আর ঘণ্টায় ৩০টা, ধন্যবাদ চিঠি দিনে ২০টা আর একই ঠিকানায় দিনে একটা।

কোনটার জন্য কোন প্ল্যান লাগে

এই অংশটা সবচেয়ে বেশি ভুল বোঝা হয়, তাই সরাসরি বলি।

চারটা ঘরেই দাম একবারের, প্রতি বছরের নয়। প্রতিটা ধাপ আগেরটার সবকিছু নিয়েই উপরে ওঠে, মানে Commerce-এ Business-এর ব্লগ, বাড়তি পেজ, নিজের কোড আর ব্যাকআপ সবই আছে। আর Business ও Commerce, দুটোর দামের ভেতরেই নিজের ডোমেইনের আজীবন হোস্টিং ধরা আছে, তাই ৳৬,৯৯৯ আলাদা করে দিতে হয় না। Business থেকে Commerce-এ গেলে শুধু পার্থক্যটুকু লাগে।

তিনটা সীমা জেনে রাখুন। লাইফটাইম হোস্টিংয়ে দিনে ২৫টা পর্যন্ত সাবমিশন, Business-এ ১০০টা, আর Commerce-এ ৫০০টা। বেশিরভাগ ছোট দোকানের জন্য প্রথমটাই অনেক।

যা এই প্ল্যাটফর্মে হবে না

True লিমিটটা আগে জানা থাকলে পরে হতাশ হতে হয় না। BanglaCodes-এ প্রকাশ করা সাইট static, মানে সাইটের ফাইলগুলো ভিজিটরের ব্রাউজারে চলে, সার্ভারে আলাদা কোনো প্রোগ্রাম চলে না। তাই এগুলো এখানে হয় না:

• ভিজিটরের লগইন বা অ্যাকাউন্ট। ক্রেতা নিজের অর্ডারের ইতিহাস দেখবেন, এমন ব্যবস্থা এখানে বানানো যায় না
• পাতার ভেতরেই কার্ডে টাকা নেওয়া। নিজের গেটওয়ের পেমেন্ট লিংক বসিয়ে দেওয়া যায়, তখন টাকা সরাসরি আপনার গেটওয়েতে যায়, আর ক্যাশ অন ডেলিভারি তো আছেই
• সবার জন্য একটা লাইভ ডেটাবেস। এক ভিজিটর যা লিখলেন সেটা আরেক ভিজিটরকে দেখানো যায় না, তাই "মাত্র ৩টা বাকি" ধরনের সরাসরি স্টক গোনা এখানে হবে না
• PHP, WordPress, WooCommerce, Node বা কোনো ডেটাবেস সার্ভারে চলবে না

একটা কথা আলাদা করে বলা দরকার, কারণ এখানে টাকার ঝুঁকি আছে। প্রতিটা জিনিসের দাম আসে ক্রেতার ব্রাউজার থেকে। মোট টাকাটা আমরা নিজেরা আবার যোগ করে মিলিয়ে দেখি, কিন্তু কেউ যদি কোনো একটা জিনিসের দাম বদলে দেয় সেটা ধরা যায় না। তাই বড় অর্ডার পাঠানোর আগে দামটায় একবার চোখ বুলিয়ে নিবেন।

এখনই টাকা দিতে না পারলে যা করবেন

সব দোকান আজই পেইড প্ল্যানে যাওয়ার অবস্থায় থাকে না, আর সেটা ঠিক আছে। ফ্রিতেও কয়েকটা জিনিস পাওয়া যায়, আর সেগুলো কম নয়।

ফ্রি শেয়ার লিংক। যেকোনো অ্যাপের একটা লিংক থাকে, যেটা খুলতে কারও অ্যাকাউন্ট লাগে না। ওটাই পেজে পিন করুন। প্রোডাক্টের ছবি, দাম, ডেলিভারি চার্জ আর নিয়ম এক জায়গায় গোছানো থাকলে ইনবক্সের অর্ধেক প্রশ্নই আর আসে না।

WhatsApp-এ যাওয়া অর্ডার ফর্ম। ফ্রি সাইটে ফর্মের তথ্য ইনবক্সে জমা হবে না, কিন্তু ফর্মটা এমনভাবে বানানো যায় যে ক্রেতা পূরণ করে চাপ দিলে সব তথ্য গুছিয়ে লেখা একটা মেসেজ WhatsApp-এ খুলে যায়, তারপর তিনি শুধু পাঠান। এতে ঠিকানা তাঁর নিজের হাতেই লেখা হয়, আর আপনার কাছে গোছানো অবস্থায় আসে। জমা হওয়ার জায়গাটা তখন WhatsApp, আলাদা কোনো লিস্ট নয়।

নিজের ফোনে হিসাবের অ্যাপ। অর্ডার বা বাকির হিসাব রাখার একটা ছোট অ্যাপ বানিয়ে নিজের ফোনে চালাতে পারেন। এখানে একটা সীমা পরিষ্কার করে বলা দরকার: তথ্যটা ওই একটা ফোনেই থাকে। অন্য ফোনে খুললে ওখানে কিছু থাকবে না, আর ব্রাউজারের তথ্য মুছে ফেললে হিসাবও চলে যাবে। তাই মাঝেমধ্যে নিজে একটা কপি নামিয়ে রাখুন।

এই তিনটা দিয়ে অনেক দোকান মাসের পর মাস চালিয়ে দেন। পেইড প্ল্যানের দিকে যাওয়ার সময় হয় তখনই, যখন হাতে টোকা ঠিকানা আর হারানো অর্ডার আপনার সময় বেশি খেতে শুরু করে।

প্রথম সপ্তাহের পরিকল্পনা

1. দিন ১: সবচেয়ে বেশি আসা দশটা প্রশ্নের উত্তর এক পাতায় লিখুন, ডেলিভারি চার্জ আর নিয়মসহ
2. দিন ২: প্রোডাক্টের ছবি আর দামের লিস্ট এক জায়গায় জড়ো করুন
3. দিন ৩: ওই তথ্য দিয়ে একটা এক পেজের সাইট বানান, আর ফ্রি লিংকটা পেজে পিন করুন
4. দিন ৪: অর্ডার ফর্মটা যোগ করুন, শুধু চারটা ঘর দিয়ে শুরু করুন
5. দিন ৫: নিজে একবার ক্রেতা সেজে অর্ডার দিন, শেষ পর্যন্ত, আর দেখুন কোথায় আটকায়
6. দিন ৬: কমেন্টের উত্তরে লিংক দেওয়ার অভ্যাসটা শুরু করুন, প্রতিবার
7. দিন ৭: গুনে দেখুন সপ্তাহে কয়টা অর্ডার ফর্ম দিয়ে এলো আর কয়টা ইনবক্স দিয়ে

সাত নম্বর ধাপটা বাদ দিবেন না। ওই একটা সংখ্যাই বলে দিবে পরের ধাপে টাকা দেওয়ার সময় হয়েছে কি না। আর পাঁচ নম্বর ধাপটা সবচেয়ে বেশি ভুল ধরিয়ে দেয়, কারণ নিজের বানানো ফর্ম নিজে পূরণ না করা পর্যন্ত বোঝা যায় না ক্রেতার কোথায় বিরক্ত লাগবে।

প্রশ্নোত্তর

ফেসবুক পেজ থাকলে কি আলাদা এটার দরকার আছে? পেজ আর অর্ডারের লিস্ট দুটো আলাদা কাজ করে। পেজে মানুষ আসেন, লিস্টে অর্ডার জমা হয়। পেজ বাদ দেওয়ার দরকার নেই, বরং পেজ থেকে লিংকটায় পাঠানোই মূল কাজ।

ক্রেতারা কি ফর্ম পূরণ করবেন, নাকি ইনবক্সেই লিখবেন? দুটোই চলবে, আর প্রথম কয়েক সপ্তাহে ইনবক্সই বেশি থাকবে। কমেন্টের উত্তরে প্রতিবার লিংকটা দিলে ধীরে ধীরে ভাগটা বদলায়। ফর্ম যত ছোট, তত বেশি মানুষ শেষ করেন।

অর্ডারের তথ্য কোথায় থাকে, আর ফেরত নেওয়া যায়? নিজের ডোমেইনে হোস্টিং নিলে তথ্যটা সার্ভারে থাকে আর শুধু আপনার অ্যাকাউন্ট থেকেই দেখা যায়। CSV ফাইলে নামিয়ে নিজের কাছে রাখার ব্যাকআপ ট্যাবটা অবশ্য Business আর Commerce-এর সুবিধা।

দিনের সীমা পেরিয়ে গেলে কী হয়? ফর্ম ভদ্রভাবে বলে দেয় আজকের কোটা শেষ, আর পরদিন আবার খুলে যায়। ব্যস্ত দোকানের জন্য Commerce-এর ৫০০ সংখ্যাটাই মানানসই।

স্টক কমে যাওয়া দেখানো যাবে? সরাসরি নয়, কারণ সাইটটা সবার জন্য এক লাইভ হিসাব রাখতে পারে না। যা করা যায় তা হলো নিজে গিয়ে "শেষ" লিখে দেওয়া, বা অর্ডার নেওয়ার পর ফোনে নিশ্চিত করা।

পুরনো অর্ডারগুলোর কী হবে? অবস্থা "শেষ" করে দিলে ওগুলো পরের কুরিয়ার ফাইলে আর আসে না, তবে লিস্টে থেকে যায়। পুরনো অর্ডার খুঁজে বের করাটাই তো মূল সমস্যার সমাধান ছিল।

সংক্ষেপে

• ইনবক্স আর কমেন্ট কথা বলার জন্য বানানো, অর্ডার রাখার জন্য নয়, তাই সমস্যাটা আপনার অযত্ন নয়
• একটা অর্ডার ফর্মের লিংক পিন করে রাখলে ঠিকানাটা ক্রেতা নিজেই লেখেন, আর হাতে টোকার ভুলটা একেবারে চলে যায়
• ফর্মে চারটা ঘরই যথেষ্ট: নাম, নম্বর, পুরো ঠিকানা আর কী নিচ্ছেন; ইমেইল কখনো বাধ্যতামূলক করবেন না
• তিনটা অবস্থা, নতুন, দেখা হয়েছে আর শেষ, প্রায় সব দোকানের জন্য যথেষ্ট, আর ফোন এলে ইনবক্স ঘাঁটতে হয় না
• ফর্মের অর্ডার ইনবক্সে আসতে নিজের ডোমেইনে হোস্টিং ৳৬,৯৯৯ (দিনে ২৫টা সাবমিশন, ৫টা email খবর), বেশি অর্ডার আর ব্লগের জন্য Business ৳১৪,৪৯৯, আর ক্রেতার SMS, অটোমেটিক উত্তর ও কুরিয়ারের ফাইলের জন্য Commerce ৳২৩,৯৯৯, শেষ দুটোতেই আজীবন ডোমেইন হোস্টিং ধরা
• এখানে ভিজিটরের লগইন, পাতার ভেতরেই কার্ডে টাকা নেওয়া আর সবার জন্য একটা লাইভ ডেটাবেস, এই তিনটা হয় না
• টাকা দেওয়ার আগে ফ্রি লিংক আর WhatsApp-এ যাওয়া ফর্ম দিয়ে চালিয়ে দেখুন, তারপর সপ্তাহে কয়টা অর্ডার ফর্ম দিয়ে এলো সেটা গুনে সিদ্ধান্ত নিন