Steadfast আর Pathao-তে অর্ডার আপলোড, হাতে টাইপ না করে

যে কাজটা প্রতিদিন সময় খায়

দিনে বিশটা অর্ডার এলে বিশবার একই কাজ হয়: ইনবক্স থেকে নাম কপি, কুরিয়ারের পাতায় পেস্ট, ফোন কপি, পেস্ট, ঠিকানা কপি, পেস্ট, টাকার অংক টাইপ।

আধা ঘণ্টার কাজ, প্রতিদিন। আর প্রতিটা কপি-পেস্টে একটা করে ভুল হওয়ার সুযোগ, যার সবচেয়ে দামিটা হলো ফোন নম্বরে এক অঙ্ক এদিক-ওদিক।

কুরিয়ারগুলো এর জন্যই বাল্ক আপলোড রাখে: একটা ফাইলে সব অর্ডার, একবারে জমা।

ফাইলটা কোথায় পাবেন

সাইট ম্যানেজ পাতার ব্যাকআপ ট্যাবে কুরিয়ারের ফাইল বানানোর জায়গা আছে। কুরিয়ার বেছে নিলে ইনবক্সের অর্ডারগুলো থেকে ফাইলটা তৈরি হয়।

এটা Commerce প্ল্যানের সুবিধা, কারণ কাজটা অর্ডার সামলানোর, সাইট দেখানোর নয়।

দুই কুরিয়ার, দুই রকম নিয়ম

এটাই সবচেয়ে জরুরি অংশ, আর এখানেই মানুষ আটকান।

Steadfast

ফাইলে যে ঘরগুলো থাকে: ইনভয়েস নম্বর, প্রাপকের নাম, ফোন, ঠিকানা, কালেকশনের টাকা আর নোট।

ঠিকানাটা একটা লম্বা লেখা হিসেবেই যায়। আলাদা করে জেলা বা এলাকা বাছতে হয় না, আর এটাই এই কুরিয়ারকে বাংলা অর্ডার ফর্মের জন্য সহজ করে তোলে। ক্রেতা যেভাবে ঠিকানা লিখেছেন, সেভাবেই যায়।

Pathao

Pathao-র বাল্ক ফাইল আলাদা, আর তিনটা জিনিস জেনে রাখা দরকার।

এক, ফাইলটা কলামের ক্রম ধরে পড়া হয়। মানে কলামের নাম নয়, অবস্থান গুরুত্বপূর্ণ। কলাম সরালে বা মাঝখানে নতুন কলাম যোগ করলে পুরো ফাইল ভুল জায়গায় বসে যায়।

দুই, RecipientCity আর RecipientZone বাধ্যতামূলক, আর সেগুলো Pathao-র নিজের তালিকার সাথে হুবহু মিলতে হয়। একটা অক্ষর না মিললে পুরো আপলোড আটকে যায়।

ক্রেতার লেখা ঠিকানা থেকে জেলাটা চেনা গেলে City-র ঘরটা ভরে দেওয়া হয়, Pathao-র নিজের বানানে। চেনা না গেলে ওটাও ফাঁকা থাকে, আর কতগুলো ফাঁকা থাকল সেটা ফাইল নামানোর আগেই দেখানো হয়।

Zone-এর ঘরটা সব সময় ফাঁকা থাকে, আর সেটা লুকানো হয় না। বাংলা অর্ডার ফর্মে ক্রেতা জোন বাছেন না, আর আন্দাজ বসিয়ে দিলে ফাইলটা আপলোডের সময় আপনার প্রান্তে ব্যর্থ হতো, কারণ না জানিয়ে।

তিন, জেলার বানান। Pathao তাদের নিজের বানান ব্যবহার করে, যেমন Chattogram, Chittagong নয়; Barishal, Barisal নয়। ক্রেতা বাংলায় বা যে বানানেই লিখুন, ফাইলে সেটা তাদের বানানে বসানোর চেষ্টা করা হয়, তবু আপলোডের আগে চোখ বুলিয়ে নেওয়া ভালো।

হেডারটা একবার মিলিয়ে নিন

একটা সৎ কথা: কুরিয়ারের বাল্ক টেমপ্লেট তাদের মার্চেন্ট প্যানেলের ভেতরে থাকে, লগইন ছাড়া দেখা যায় না। কলামের নামগুলো তাদের প্রকাশিত প্লাগিন থেকে নেওয়া, অনুমান করে নয়।

তবু প্রথমবার আপলোডের আগে আপনার প্যানেল থেকে নমুনা ফাইলটা নামিয়ে হেডারের সারিটা মিলিয়ে নিন। কুরিয়ারগুলো মাঝেমধ্যে ফরম্যাট বদলায়, আর প্রথমবার মিলিয়ে নিলে সেটা ধরা পড়ে।

আপলোডের আগে যা দেখবেন

দেখার জিনিসকেন
ফোন নম্বর ১১ অঙ্কভুল নম্বরে ডেলিভারি ব্যর্থ হয় আর ফেরত খরচ লাগে
কালেকশনের টাকা ঠিক আছেবেশি বসলে ক্রেতা বিরক্ত, কম বসলে আপনার লোকসান
ঠিকানায় এলাকা আছেশুধু "ঢাকা" লেখা ঠিকানায় ডেলিভারি আটকায়
একই অর্ডার দুবার নেইক্রেতা দুবার ফর্ম পূরণ করলে দুটো এন্ট্রি হয়
Pathao হলে জোনের ঘর ভরাফাঁকা থাকলে আপলোড আটকাবে

সবচেয়ে বেশি যেটা হয়: অসম্পূর্ণ ঠিকানা। এটা ঠেকানোর সবচেয়ে সহজ উপায় ফাইলে নয়, ফর্মে। অর্ডার ফর্মে ঠিকানার ঘরটা বাধ্যতামূলক করুন আর একটা উদাহরণ লিখে দিন, যেমন "বাসা/রোড, এলাকা, থানা, জেলা"।

কালেকশনের টাকা নিয়ে

ক্যাশ অন ডেলিভারিতে এই ঘরটাই সবচেয়ে দামি ভুলের জায়গা।

ডেলিভারি চার্জ কে দিচ্ছে সেটা আগে ঠিক করুন। ক্রেতা দিলে কালেকশনের অংকে পণ্যের দাম আর ডেলিভারি চার্জ দুটোই থাকবে। আপনি দিলে শুধু পণ্যের দাম।

সাইটের ফর্মেই এটা পরিষ্কার লিখে দিন, কারণ ডেলিভারিম্যানের সামনে দাঁড়িয়ে ক্রেতা যদি অন্য অংক শোনেন, তখন অর্ডারটাই ফেরত আসে।

অর্ডার পাঠানোর পর

ফাইল আপলোড হয়ে গেলে ইনবক্সে ওই অর্ডারগুলোর অবস্থা বদলে "শেষ" করে দিন। তাহলে পরের দিন আবার একই অর্ডার ফাইলে চলে যাবে না।

আর ট্র্যাকিং নম্বরগুলো কুরিয়ারের প্যানেলেই থাকে। ক্রেতাকে সেটা পাঠাতে চাইলে SMS-এর ব্যবস্থাটা কাজে লাগে।

অর্ডার কীভাবে জমা হয় আর ইনবক্স কীভাবে চালাবেন, সেটা আছে ইনবক্সের লেখায়।

প্রশ্নোত্তর

কুরিয়ারের ফাইল কি সব প্ল্যানে পাওয়া যায়? না, এটা Commerce প্ল্যানের সুবিধা। ছোট দোকানে দিনে কয়েকটা অর্ডার হলে হাতে বসানোই সহজ, ফাইলটা কাজে লাগে যখন সংখ্যা বাড়ে।

Pathao-র জোনের ঘর ফাঁকা কেন? কারণ Pathao ওটা তাদের নিজের তালিকার সাথে হুবহু মিলিয়ে দেখে, আর না মিললে পুরো আপলোড আটকে দেয়। বাংলা অর্ডার ফর্মে ক্রেতা জোন বাছেন না, তাই আন্দাজ বসিয়ে দিলে ফাইলটা আপনার প্রান্তে ব্যর্থ হতো। শহরের ঘরটা অবশ্য ভরে দেওয়া হয়, যদি ঠিকানা থেকে জেলাটা চেনা যায়।

কলামের ক্রম বদলালে সমস্যা হবে? Pathao-র ক্ষেত্রে হ্যাঁ, কারণ তাদের ফাইল অবস্থান ধরে পড়া হয়। কলাম সরাবেন না, নতুন কলাম যোগ করবেন না। Steadfast-এর ক্ষেত্রেও ফাইলটা যেভাবে আছে সেভাবেই আপলোড করা নিরাপদ।

Excel-এ খুলে সেভ করলে কি সমস্যা হয়? হতে পারে। Excel মাঝেমধ্যে ফোন নম্বরকে সংখ্যা ধরে শুরুর শূন্যটা মুছে দেয়, আর ফাইলের গঠনেও হাত দেয়। দরকার না হলে ফাইলটা না খুলে সরাসরি আপলোড করুন; খুলতে হলে খোলার পর ফোন নম্বরের কলামটা দেখে নিন।

অন্য কুরিয়ার ব্যবহার করি, তাদের ফাইল পাব? এখন দুইটা কুরিয়ারের ফাইল বানানো যায়, কারণ ওই দুইটা ঠিকানাকে সাধারণ লেখা হিসেবেই নেয়। যেসব কুরিয়ার এলাকার আলাদা কোড চায়, তাদের ফাইল বাংলা অর্ডার ফর্ম থেকে নির্ভরযোগ্যভাবে বানানো যায় না। সেক্ষেত্রে ইনবক্সের সাধারণ CSV নামিয়ে নিজের মতো সাজিয়ে নিতে পারেন।

একই অর্ডার দুবার আপলোড হয়ে গেলে? কুরিয়ারের প্যানেল থেকে অতিরিক্ত অর্ডারটা বাতিল করতে হবে। এটা এড়াতে আপলোডের পর ইনবক্সে অবস্থাটা বদলে দেওয়ার অভ্যাসটা রাখুন।

ফাইলে কতগুলো অর্ডার আসে? ইনবক্সে যেগুলো এখনো সামলানো বাকি, একবারে সবচেয়ে পুরোনো এক হাজার পর্যন্ত, আর বাকি কতগুলো রইল সেটা বলে দেওয়া হয়। ফোন বা ঠিকানা নেই এমন জমা আর যেসব অর্ডারের হিসাব সন্দেহজনক, সেগুলো ফাইলে যায় না।

ঠিকানা অসম্পূর্ণ থাকলে কী করব? আপলোডের আগে ক্রেতাকে ফোন করে জেনে নিন, কারণ অসম্পূর্ণ ঠিকানায় ডেলিভারি ব্যর্থ হলে ফেরত খরচটা আপনার। দীর্ঘমেয়াদে সমাধান হলো ফর্মে ঠিকানার ঘরটা বাধ্যতামূলক করা আর একটা নমুনা লিখে দেওয়া।

সংক্ষেপে