সাইট থেকে অর্ডার এলে কোথায় জমা হয়, আর কীভাবে সামলাবেন

মেসেজ হারায় কোথায়

ছোট দোকানের অর্ডার আসে চার জায়গা দিয়ে: ফেসবুক ইনবক্স, WhatsApp, ফোন, আর সাইটের ফর্ম।

প্রথম তিনটার একটা সমস্যা আছে। মেসেজগুলো কথোপকথনের ভেতরে মিশে থাকে, আর নতুন মেসেজ এলে পুরোনোটা উপরে উঠে যায়। রাত এগারোটায় আসা অর্ডারটা সকালে আর চোখে পড়ে না।

সাইটের ফর্মের সুবিধা এখানেই: প্রতিটা জমা আলাদা একটা এন্ট্রি, আর এন্ট্রিগুলো একটা তালিকায় থাকে। কথোপকথন নয়, তালিকা।

ফর্মটা চাইবেন যেভাবে

বিল্ডারে বাংলায় বলুন কী কী তথ্য নিতে চান। যত নির্দিষ্ট করে বলবেন, ফর্মটা তত কাজের হবে।

"একটা অর্ডার ফর্ম বসাও" বললে সাধারণ একটা ফর্ম আসে। এর বদলে বলুন: "নাম, ফোন, ঠিকানা, প্রোডাক্ট, পরিমাণ আর নোটের ঘর রাখো, ফোন আর ঠিকানা বাধ্যতামূলক।"

ফোন নম্বরের ঘরটা বাধ্যতামূলক রাখা সবচেয়ে জরুরি। বাংলাদেশে ক্যাশ অন ডেলিভারিতে ফোন নম্বরই একমাত্র নিশ্চিত যোগাযোগ, ইমেইল প্রায় কেউ দেন না।

জমা হওয়ার পর যা ঘটে

তিনটা জিনিস একসাথে ঘটে।

ইনবক্সে এন্ট্রি হয়। সাইট ম্যানেজ পাতার ইনবক্স ট্যাবে জমাটা চলে আসে, ক্রেতা যা যা লিখেছেন সব সহ।

আপনাকে একটা ইমেইল যায়। তাই ইনবক্স খুলে বসে থাকতে হয় না। দিনে কতগুলো ইমেইল যাবে তার একটা সীমা আছে, আর সীমা পেরোলেও জমাগুলো ইনবক্সে ঠিকই থাকে, শুধু প্রতিটার জন্য আলাদা মেইল যায় না।

Commerce প্ল্যানে ক্রেতাও একটা জবাব পান। ফর্মে ইমেইল দিলে অটো-রিপ্লাই যায়, আর ফোন নম্বর দিলে SMS পাঠানো যায়।

তিনটা অবস্থা

ইনবক্সের প্রতিটা জমার একটা অবস্থা থাকে, আর এই তিনটা অবস্থাই আসল কাজের জিনিস।

অবস্থামানে
নতুনএখনো কেউ দেখেনি
দেখা হয়েছেপড়া হয়েছে, কাজ চলছে
শেষডেলিভারি বা জবাব দেওয়া হয়ে গেছে

কেন এটা গুরুত্বপূর্ণ: দোকানে একাধিক মানুষ কাজ করলে কে কোনটা ধরেছে সেটা বোঝা যায়। আর দিনের শেষে "নতুন" ঘরে কিছু থাকলে বুঝবেন আজকের কাজ বাকি আছে।

অভ্যাসটা সহজ: সকালে একবার আর রাতে একবার ইনবক্স খুলুন, আর সামলানো হয়ে গেলে অবস্থাটা বদলে দিন।

CSV নামিয়ে Excel-এ

জমাগুলো একটা CSV ফাইলে নামানো যায়, আর সেটা Excel বা Google Sheets-এ খোলে।

কাজে লাগে তিন জায়গায়: মাসের হিসাব মেলানো, ক্রেতার তালিকা বানানো, আর কুরিয়ারে অর্ডার পাঠানো।

ফাইলটা বাংলা লেখা ঠিকভাবে দেখানোর জন্য তৈরি, তাই Excel-এ খুললে নামের জায়গায় অদ্ভুত অক্ষর আসে না।

একটা সীমা জেনে রাখা ভালো: এক ফাইলে সবচেয়ে নতুন এক হাজার জমা আসে। এর বেশি হলে পুরোনোগুলো ইনবক্সে থাকে, ফাইলে আসে না।

ফর্ম কাজ না করার সাধারণ কারণ

যা দেখছেনসাধারণত কারণ
ফর্ম পূরণ হয়, কিন্তু ইনবক্সে কিছু নেইহোস্টিং নেই; হোস্টিং ছাড়া ফর্ম কোনো লিংকেই তথ্য জমা করে না
আজ হঠাৎ জমা হওয়া বন্ধদিনের সীমা পেরিয়ে গেছে, কাল আবার চলবে
ইমেইল আসছে নাইমেইলের দৈনিক সীমা শেষ, বা মেইলটা স্প্যামে গেছে
ফোন নম্বর অসম্পূর্ণ আসছেঘরটা বাধ্যতামূলক নয়, বিল্ডারে বলে বাধ্যতামূলক করে নিন

প্রথমটাই সবচেয়ে বেশি হয়, আর এটা বোঝা কঠিন কারণ ফর্মটা দেখতে ঠিকঠাক কাজ করে। ব্যাপারটা লিংকের নয়, প্ল্যানের: হোস্টিং না নেওয়া পর্যন্ত ফর্ম কোনো লিংকেই তথ্য জমা করে না, আর হোস্টিং নিলে ফ্রি শেয়ার লিংক থেকেও জমা হয়। জমা নিতে হলে হোস্টিং লাগে।

নিজের ফর্ম নিজে পরীক্ষা করুন

সাইট লাইভ করার পর প্রথম কাজটা এটাই হওয়া উচিত, অথচ প্রায় কেউ করেন না।

নিজের ফোন থেকে সাইটটা খুলুন, ফর্মটা পূরণ করুন নিজের নাম আর নম্বর দিয়ে, আর পাঠান। তারপর দেখুন ইনবক্সে এসেছে কি না আর ইমেইলটা পেয়েছেন কি না।

পাঁচ মিনিটের এই কাজটা যা বাঁচায় তা হলো: এক সপ্তাহ পর টের পাওয়া যে সব অর্ডার হারিয়ে যাচ্ছিল।

মাসে একবার আবার করুন, বিশেষ করে সাইটে বড় কোনো বদল আনার পর।

ক্রেতার তথ্য নিজের কাছে রাখুন

ইনবক্সের তথ্য আপনার ব্যবসার সম্পদ, আর সেটা এক জায়গায় আটকে রাখা বুদ্ধিমানের কাজ নয়।

মাসে একবার CSV নামিয়ে রাখুন, আর পুরো সাইটের ব্যাকআপটাও নিয়ে নিন। ব্যাকআপে সাইটের ফাইল, পাতা আর জমাগুলো একটা ফাইলে আসে।

এটা কারও উপর অবিশ্বাস নয়, স্বাভাবিক অভ্যাস। যেকোনো সেবার ক্ষেত্রেই নিজের তথ্যের একটা কপি নিজের কাছে থাকা ভালো।

প্রশ্নোত্তর

হোস্টিং ছাড়া ফর্ম কাজ করে না কেন? ফর্মটা দেখা যায় আর পূরণও করা যায়, কিন্তু তথ্য জমা রাখার কাজটা হোস্টিংয়ের অংশ। ব্যাপারটা কোন লিংক দিয়ে এসেছেন তার উপর নয়: হোস্টিং নিলে ফ্রি শেয়ার লিংক থেকেও জমা হয়, আর না নিলে নিজের ডোমেইনেও হয় না।

দিনে কতগুলো অর্ডার নিতে পারব? প্ল্যান অনুযায়ী আলাদা, আর সীমাটা দিনভিত্তিক, তাই পরের দিন আবার নতুন করে শুরু হয়। সীমার কাছাকাছি গেলে ড্যাশবোর্ডে সতর্কতা আসে।

ক্রেতা কি জানতে পারেন অর্ডারটা পৌঁছেছে? সাইট একটা ধন্যবাদ বার্তা দেখায়। এর বাইরে ক্রেতাকে আলাদা করে জানাতে চাইলে Commerce প্ল্যানে অটো-রিপ্লাই ইমেইল আর SMS আছে, আর অটো-রিপ্লাই দিনে ২০টা পর্যন্ত যায়, একই ঠিকানায় দিনে একটা।

ইনবক্সের তথ্য কে কে দেখতে পায়? সাইটের মালিক হিসেবে আপনি। সাপোর্টের কেউ যদি কখনো দেখেন, সেটার একটা রেকর্ড আপনার ড্যাশবোর্ডেই থাকে, তাই কে কখন দেখেছেন সেটা আপনি নিজে যাচাই করতে পারেন।

পুরোনো জমা মুছে ফেলা যায়? যায়, ইনবক্স থেকে একটা জমা একেবারে মুছে ফেলা যায়, আর সেটা ফেরানো যায় না। তাই মোছার আগে CSV নামিয়ে নিন। শুধু তালিকা পরিষ্কার রাখতে চাইলে মোছার দরকার নেই, অবস্থা বদলে "শেষ" করে দিলেই হয়।

একই ফোন থেকে বারবার ফর্ম পূরণ হলে? বারবার একই জমা এলে সেটা ইনবক্সেই দেখা যাবে, আর অবস্থা বদলে সামলানো যায়। ক্রেতারা প্রায়ই দুবার চাপ দেন কারণ প্রথমবার কিছু হয়েছে কি না বুঝতে পারেন না, তাই ধন্যবাদ বার্তাটা পরিষ্কার রাখা কাজে দেয়।

ফর্মে ইমেইলের ঘর রাখব কি? রাখুন, কিন্তু বাধ্যতামূলক করবেন না। বাংলাদেশে ক্যাশ অন ডেলিভারির ক্রেতাদের বড় অংশের ইমেইল নেই, আর বাধ্যতামূলক করলে অর্ডারটাই হারাবেন। ফোন বাধ্যতামূলক, ইমেইল ইচ্ছামতো।

অর্ডারগুলো কুরিয়ারে পাঠাব কীভাবে? Commerce প্ল্যানে ইনবক্স থেকে সরাসরি কুরিয়ারের ফাইল বানানো যায়, আর সেটা আলাদা করে লেখা আছে কুরিয়ারে অর্ডার পাঠানোর লেখায়।

সংক্ষেপে