সিভি লেখার নিয়ম, দুইটা আলাদা ছক আর কোনটা কার জন্য

একটা সিভি, দুইটা আলাদা দুনিয়া

বেশিরভাগ মানুষ একটা সিভি বানিয়ে সেটাই সব জায়গায় পাঠান। ব্যাংকে যেটা পাঠান, বিদেশি কোম্পানির রিমোট চাকরিতেও সেটাই।

এখানেই সবচেয়ে বড় ভুলটা হয়, আর ভুলটা অদৃশ্য। কেউ ফিরতি মেইলে লিখে জানায় না যে "আপনার ছকটা এখানে চলে না"। শুধু ডাক আসে না।

কারণ বাংলাদেশে দুই রকম সিভি চলে, আর দুটোর পাঠক আলাদা। একটার প্রথম পাঠক একটা সফটওয়্যার, আরেকটার প্রথম পাঠক একজন মানুষ যিনি একটা নির্দিষ্ট ছক দেখে অভ্যস্ত।

কোন ছকটা আপনার

সন্দেহ হলে চাকরির বিজ্ঞাপনটা আরেকবার পড়ুন। বিজ্ঞাপন ইংরেজিতে, আবেদন ইমেইলে, আর কোথাও ছবি চাওয়া হয়নি, তাহলে ATS ছক। নির্ধারিত ফর্ম আছে বা ছবি আর জাতীয় পরিচয়পত্র চাওয়া হয়েছে, তাহলে বাংলাদেশি ছক।

ATS ছক: যন্ত্র আগে পড়ে, মানুষ পরে

ATS মানে Applicant Tracking System, মানে যে সফটওয়্যারটা আবেদনগুলো জমা রাখে আর খুঁজে দেয়। বড় প্রতিষ্ঠানে একটা পদে কয়েকশ আবেদন আসে, তাই মানুষ সবগুলো খোলেন না। সফটওয়্যারটা আগে পড়ে, লেখাগুলো টেনে বের করে ঘরে বসায়, তারপর মানুষ ছাঁকা তালিকাটা দেখেন।

সমস্যা হলো এই সফটওয়্যার ছবি দেখে না, টেবিলের ভেতরের লেখা প্রায়ই ঠিকমতো তুলতে পারে না, আর দুই কলামের ডিজাইনে কোন লেখা কোনটার পরে সেটাই গুলিয়ে ফেলে। তাই যে সিভি দেখতে সবচেয়ে সুন্দর, সেটাই অনেক সময় সবচেয়ে খারাপ পড়া হয়।

ATS ছকের নিয়মগুলো এই কারণেই এত সাদামাটা:

• এক কলাম, কোনো টেবিল নেই, কোনো text box বা আইকন নেই
• সাধারণ ফন্ট, ১০.৫ থেকে ১২ পয়েন্ট
• ফোন আর ইমেইল পাতার header বা footer-এ নয়, লেখার ভেতরে
• PDF, কিন্তু এমন PDF যেখানে লেখা সিলেক্ট করা যায়, ছবি করে বসানো নয়
• দশ বছরের কম অভিজ্ঞতা হলে এক পাতা

আর ক্রমটা এরকম: নাম, তার নিচে যে পদের জন্য আবেদন সেই লাইন, যোগাযোগ (ফোন, ইমেইল, শহর, প্রয়োজনে LinkedIn বা GitHub), তারপর দুই থেকে তিন লাইনের সারসংক্ষেপ, তারপর অভিজ্ঞতা (নতুনটা আগে), শিক্ষা, দক্ষতা, আর শেষে সার্টিফিকেট বা প্রজেক্ট। ছাত্র হলে শিক্ষা আগে, অভিজ্ঞতা পরে।

যা ATS ছকে রাখবেন না: ছবি, জন্মতারিখ, বৈবাহিক অবস্থা, ধর্ম, বাবা-মায়ের নাম, জাতীয় পরিচয়পত্রের নম্বর, ঘোষণা আর রেফারেন্স। এগুলো ওখানে অপ্রাসঙ্গিক, আর কিছু ক্ষেত্রে বিব্রতকরও।

বাংলাদেশি ছক: যা যা থাকতে হয়

এই ছকটা পুরোনো নয়, শুধু আলাদা। সরকারি দপ্তর, ব্যাংক আর অনেক দেশি প্রতিষ্ঠান এই সাজানোটাই দেখে অভ্যস্ত, আর অনেক জায়গায় নথিতে রাখার জন্য নির্দিষ্ট তথ্যগুলো লাগেই।

ক্রমটা সাধারণত এরকম:

1. উপরে যোগাযোগ, আর ডান পাশে পাসপোর্ট সাইজের ছবি
2. ক্যারিয়ার অবজেকটিভ, দুই লাইনের বেশি নয়
3. শিক্ষাগত যোগ্যতা, SSC থেকে শুরু করে সবগুলো, বোর্ড বা প্রতিষ্ঠান, সাল আর ফল সহ
4. অভিজ্ঞতা
5. প্রশিক্ষণ আর সার্টিফিকেট
6. কম্পিউটার আর ভাষার দক্ষতা
7. ব্যক্তিগত তথ্য
8. দুইজন রেফারেন্স, নাম, পদবি, প্রতিষ্ঠান আর ফোনসহ
9. ঘোষণা, স্বাক্ষর আর তারিখ

ব্যক্তিগত তথ্যের ঘরে বাবা-মায়ের নাম, জন্মতারিখ আর জাতীয়তা সাধারণত থাকে। জাতীয় পরিচয়পত্রের নম্বর দিবেন শুধু তখনই, যখন সরকারি চাকরি বা ব্যাংকের ফর্মে সেটা চাওয়া হয়েছে। ধর্মের ঘরটাও একই নিয়মে: ফর্মে চাইলে দিন, না চাইলে নয়।

দুই পাতা এখানে স্বাভাবিক, আর সিনিয়র পদ বা সরকারি আবেদনে তিন পাতাও হয়।

সবচেয়ে দামি ভুল: দুটো ছক মিশিয়ে ফেলা

এটাই সবচেয়ে বেশি দেখা যায়। এক পাতার পশ্চিমা ডিজাইন, ঝকঝকে দুই কলাম, রঙিন sidebar, আর তার নিচে বাবা-মায়ের নাম আর ধর্ম।

দুই দিকেই এটা দুর্বল দেখায়। ATS-এর দিকে অপ্রাসঙ্গিক তথ্য, দেশি নিয়োগদাতার দিকে চেনা ছকটা নেই।

একটা সিভি বানিয়ে সব জায়গায় পাঠানোর বদলে দুটো ফাইল রাখুন। একবারের কাজ, তারপর শুধু হালনাগাদ।

অভিজ্ঞতার লাইনগুলো যেভাবে লিখলে পড়া হয়

এই জায়গাটাতেই বেশিরভাগ সিভি একরকম হয়ে যায়, কারণ সবাই দায়িত্বের তালিকা লেখেন।

দুর্বল: "গ্রাহকদের সাথে যোগাযোগ রক্ষার দায়িত্বে ছিলাম।"

ভালো: "প্রতিদিন গড়ে ৪০টি গ্রাহক কল সামলেছি, অভিযোগ নিষ্পত্তির গড় সময় ২ দিন থেকে ৬ ঘণ্টায় নামিয়ে এনেছি।"

পার্থক্যটা তিনটা জিনিস: অতীতকালের একটা শক্ত ক্রিয়া, ঠিক কী করেছেন, আর মাপা যায় এমন একটা ফল। ফলটা টাকা হতে পারে, শতাংশ হতে পারে, সময় হতে পারে, সংখ্যা হতে পারে।

প্রতিটা পদের নিচে তিন থেকে পাঁচটা বুলেট যথেষ্ট, আর অন্তত অর্ধেকে একটা সংখ্যা থাকুক। বুলেটের শুরুতে "আমি" লিখতে হয় না, শেষে দাঁড়িও দিতে হয় না।

প্রতিষ্ঠানের নাম, পদবি, শহর আর তারিখ এক লাইনে উপরে থাকবে, তারপর বুলেটগুলো।

অভিজ্ঞতা নেই, তাহলে কী লিখব

সদ্য পাশ করা প্রায় সবাই এই জায়গায় আটকান, আর ফাঁকা জায়গাটা ভরানোর জন্য অপ্রাসঙ্গিক জিনিস বসিয়ে দেন।

যা সত্যিই কাজে লাগে:

• একাডেমিক প্রজেক্ট, কিন্তু নাম নয়, ফলসহ। কী সমস্যা, কী বানিয়েছেন, কী দাঁড়িয়েছে।
• ইন্টার্নশিপ বা খণ্ডকালীন কাজ, যত ছোটই হোক
• টিউশন বা ফ্রিল্যান্স কাজ, কতজন ছাত্র, কত মাস, কী ফল
• স্বেচ্ছাসেবী কাজ ও সংগঠন, বিশেষ করে যেখানে দায়িত্ব নিয়েছিলেন
• কোর্স আর সার্টিফিকেট, যেগুলো ওই পদের সাথে মেলে

আর একটা কথা: অভিজ্ঞতার ঘর খালি থাকলে শিক্ষার ঘরটা উপরে তুলে দিন। ছাত্রের সিভিতে শিক্ষাই মূল কথা, ওটাকে নিচে লুকিয়ে রাখার দরকার নেই।

প্রতিটা আবেদনে একই সিভি নয়

চাকরির বিজ্ঞাপনে যে শব্দগুলো আছে, সেগুলো হুবহু আপনার সিভিতেও থাকা দরকার, যদি সেগুলো সত্যি হয়। বিজ্ঞাপনে লেখা "inventory management", আর আপনি লিখেছেন "stock keeping"। কথাটা এক, শব্দটা আলাদা। সফটওয়্যারটা মিল পায় না, আর মানুষটাও দ্রুত চোখ বোলানোর সময় পান না।

পুরো সিভি নতুন করে লেখার দরকার নেই। সারসংক্ষেপের দুই লাইন আর দক্ষতার তালিকাটা প্রতিটা আবেদনে একটু বদলে দিলেই কাজের অর্ধেকটা হয়ে যায়।

যে ভুলগুলো সবচেয়ে বেশি হয়

শেষেরটা তুচ্ছ মনে হলেও নয়। ফাইলের নাম দিন নিজের নাম আর পদ দিয়ে, যেমন রফিকুল-ইসলাম-সিভি.pdf, বা ইংরেজিতে Rafiqul-Islam-CV.pdf।

ফাইলটা যেভাবে পাঠাবেন

PDF, সব সময়। Word ফাইল খুললে একেক কম্পিউটারে একেক রকম দেখায়, আর ফন্ট না থাকলে পুরো সাজানোটা ভেঙে যায়।

তবে PDF-টা যেন লেখার PDF হয়, ছবির নয়। সহজ পরীক্ষা: ফাইলটা খুলে নিজের নামটা মাউস দিয়ে সিলেক্ট করার চেষ্টা করুন। সিলেক্ট হলে ঠিক আছে, না হলে ওটা আসলে একটা ছবি, আর কোনো সফটওয়্যার ওটা পড়তে পারবে না।

ইমেইলে পাঠানোর সময় বিষয়ের ঘরটা ফাঁকা রাখবেন না। পদের নাম আর নিজের নাম লিখে দিন, আর বিজ্ঞাপনে কোনো রেফারেন্স নম্বর থাকলে সেটাও।

AI দিয়ে সিভি বানালে যা মাথায় রাখবেন

সিভি লেখানোর কাজটা AI ভালো পারে, কারণ কাঠামোটা নির্দিষ্ট। তবে তিনটা জায়গায় সতর্ক থাকতে হয়।

প্রথম, সংখ্যাগুলো আপনার নিজের হতে হবে। AI জানে না আপনি কতজন গ্রাহক সামলেছেন, তাই না জানলে সে একটা সংখ্যা বসিয়ে দিতে পারে, আর ওটাই আত্মবিশ্বাসের সঙ্গে ভুল বলে দেওয়ার সবচেয়ে সাধারণ জায়গা। ইন্টারভিউতে ওই সংখ্যাটা নিয়েই প্রশ্ন আসবে।

দ্বিতীয়, কোন ছক চান সেটা বলে দিন। না বললে সাধারণত পশ্চিমা এক পাতার ছকটাই আসে। "সরকারি চাকরির জন্য বাংলাদেশি ছকে" বা "MNC-র জন্য ATS ছকে" এটুকু বলে দিলেই ঠিক জিনিসটা আসে। কীভাবে গুছিয়ে বলবেন সেটা আলাদা করে লেখা আছে ভালো prompt লেখার নিয়মে।

তৃতীয়, চাকরির বিজ্ঞাপনটা সাথে দিন। বিজ্ঞাপনের লেখাটা পেস্ট করে দিলে সারসংক্ষেপ আর দক্ষতার অংশটা ওই পদের সাথে মিলিয়ে আসে, যেটা হাতে করতে গেলে সবচেয়ে সময় লাগে।

BanglaCodes-এর চ্যাটে লেখার বাক্সের নিচে সিভি নামে একটা বাটন আছে। ওটায় চাপলে আগে আপনাকে প্রশ্ন করে তথ্যগুলো জেনে নেওয়া হয়, তারপর সিভিটা তৈরি হয় আর PDF করে নামানো যায়। ফ্রি Model-এই কাজটা হয়।

ধাপে ধাপে লেখা আছে সিভির গাইডে।

চাকরির আবেদনের সাথে যে চিঠিটা যায়, সেটার নিয়ম আলাদা, আর সেটা লেখা আছে দরখাস্ত লেখার নিয়মে।

প্রশ্নোত্তর

সিভি আর জীবনবৃত্তান্ত কি এক জিনিস? দৈনন্দিন কথায় এক, আর বাংলাদেশে দুটো শব্দ একই কাগজ বোঝাতেই ব্যবহার হয়। বিদেশে কোথাও কোথাও CV মানে গবেষণা আর প্রকাশনার লম্বা তালিকা আর resume মানে এক পাতার সারসংক্ষেপ, কিন্তু এখানকার চাকরির বিজ্ঞাপনে যেটা চাওয়া হয় সেটা দ্বিতীয়টাই।

সিভিতে ছবি দিব কি না? নির্ভর করে ছকের উপর। বাংলাদেশি ছকে উপরে ডানে পাসপোর্ট সাইজের ছবি স্বাভাবিক আর অনেক জায়গায় প্রত্যাশিত। ATS ছকে ছবি দিবেন না, ওখানে এটা জায়গা নষ্ট করে আর কিছু প্রতিষ্ঠানে নিয়োগের নীতিরও বিরুদ্ধে যায়।

সিভি কত পাতা হওয়া উচিত? ATS ছকে দশ বছরের কম অভিজ্ঞতা হলে এক পাতা, তার বেশি হলে সর্বোচ্চ দুই। বাংলাদেশি ছকে দুই পাতা স্বাভাবিক, সিনিয়র পদ বা সরকারি আবেদনে তিন পাতাও চলে। পাতা ভরানোর জন্য কিছু যোগ করবেন না, ফাঁকা জায়গা দোষের নয়।

বাংলায় সিভি লিখব না ইংরেজিতে? চাকরির বিজ্ঞাপন যে ভাষায়, সিভিও সেই ভাষায়। বাংলাদেশে বেশিরভাগ চাকরির সিভি ইংরেজিতেই যায়, এমনকি দেশি প্রতিষ্ঠানেও। বিজ্ঞাপন বাংলায় হলে বা নির্ধারিত ফর্ম বাংলায় হলে বাংলা।

রেফারেন্স কি দিতেই হবে? বাংলাদেশি ছকে সাধারণত দুইজন দিতে হয়, নাম, পদবি, প্রতিষ্ঠান আর ফোনসহ। ATS ছকে দিবেন না, চাইলে তখন আলাদা করে পাঠাবেন। যাঁদের নাম দিচ্ছেন তাঁদের আগে জানিয়ে রাখুন, কারণ প্রস্তুতি ছাড়া ফোন গেলে সেটা উল্টো ক্ষতি করে।

চাকরির মাঝে ফাঁক থাকলে কী লিখব? লুকানোর চেষ্টা করবেন না, তারিখ দেখলেই ধরা পড়ে। এক লাইনে সত্যিটা লিখে দিন, যেমন পড়াশোনা, পারিবারিক দায়িত্ব বা অসুস্থতা, আর ওই সময়ে কোনো কোর্স বা কাজ করে থাকলে সেটা যোগ করুন। ব্যাখ্যা করা ফাঁক আর ব্যাখ্যাহীন ফাঁক দুটো আলাদা জিনিস।

ক্যারিয়ার অবজেকটিভ কি এখনো লাগে? বাংলাদেশি ছকে লাগে, দুই লাইনের। ATS ছকে অবজেকটিভের বদলে সারসংক্ষেপ দিন: আপনি কী করেন, কত বছর ধরে, আর সবচেয়ে মিলে যাওয়া একটা ফল। "একটি চ্যালেঞ্জিং পদে কাজ করতে চাই" ধরনের লাইন সব সিভিতে একই থাকে, তাই ওটা কিছুই বলে না।

সিভি কি প্রতিটা চাকরির জন্য আলাদা বানাতে হয়? পুরোটা নয়, উপরের অংশটা। সারসংক্ষেপের দুই লাইন আর দক্ষতার তালিকা ওই বিজ্ঞাপনের সাথে মিলিয়ে নিলেই যথেষ্ট, বাকিটা এক থাকে। এতে সময় লাগে দশ মিনিট, আর পার্থক্যটা হয় ডাক পাওয়া আর না পাওয়ার।

AI দিয়ে বানানো সিভি কি নিয়োগদাতা ধরতে পারেন? কাঠামো ধরার মতো কিছু নেই, কিন্তু ভাষা অতিরিক্ত গোছানো হলে বা সব বুলেট একই ছাঁচে লেখা হলে চোখে পড়ে। এড়ানোর উপায় হলো কাঠামোটা AI-এর কাছ থেকে নেওয়া আর সংখ্যা ও উদাহরণগুলো নিজের কাজ থেকে বসানো, কারণ ইন্টারভিউতে ওগুলো নিয়েই কথা হবে।

সংক্ষেপে

• বাংলাদেশে দুই রকম সিভি চলে, আর কোনটা পাঠাচ্ছেন সেটাই প্রথম সিদ্ধান্ত
• ATS ছক এক কলাম, ছবি বা ব্যক্তিগত তথ্য নেই, দশ বছরের কম অভিজ্ঞতায় এক পাতা
• বাংলাদেশি ছকে ছবি, ক্যারিয়ার অবজেকটিভ, SSC থেকে শিক্ষা, রেফারেন্স আর ঘোষণা থাকে
• দুই ছক মিশিয়ে ফেলা সবচেয়ে সাধারণ ভুল, তাই দুটো আলাদা ফাইল রাখুন
• অভিজ্ঞতার প্রতিটা বুলেটে শক্ত ক্রিয়া, কাজটা কী, আর মাপা যায় এমন ফল
• অভিজ্ঞতা না থাকলে প্রজেক্ট, ইন্টার্নশিপ আর টিউশন ফলসহ লিখুন, শিক্ষা উপরে তুলুন
• PDF পাঠান, লেখা সিলেক্ট হয় কি না দেখে নিন, আর ফাইলের নামে নিজের নাম রাখুন