সংখ্যা থেকে চার্ট আর রিপোর্ট
আমার হিসাবের সংখ্যাগুলো দিয়ে চার্ট আর PDF রিপোর্ট কিভাবে বানাব?
সংখ্যাগুলো বাংলায় লিখে দিলেই মাসের বিক্রি, বিষয়ভিত্তিক নম্বর বা খাত ধরে খরচের চার্ট তৈরি হয়ে যায়, আর সেটা PDF বা ছবি করে নামানো যায়। সংখ্যা আপনি বসাবেন বা ইউজার নিজে টাইপ করবেন, কারণ বানানো অ্যাপ কোনো হিসাবের খাতা থেকে নিজে সংখ্যা টেনে আনতে পারে না।
কী বানাবেন
খাতায় লেখা সংখ্যা কেউ পড়ে না, কিন্তু একটা চার্ট দেখলে সবাই এক নজরে বুঝে ফেলে। এখানে আপনি সংখ্যাগুলো দিবেন, আর সেগুলো থেকে চার্ট আর ছাপার মতো একটা পরিপাটি রিপোর্ট তৈরি হবে, যেটা PDF বা ছবি করে নামিয়ে পাঠানো যায়।
যেগুলো মানুষ সবচেয়ে বেশি বানায়:
- মাস ধরে বিক্রি: বারো মাসের বার চার্ট, সাথে মোট আর গড় বিক্রি।
- বিষয়ভিত্তিক নম্বর: প্রতিটা বিষয়ে কত পেল, কোনটা দুর্বল তা এক নজরে।
- খাত ধরে খরচ: বাজার, বাসা ভাড়া, যাতায়াত, বিদ্যুৎ, পাই চার্টে ভাগগুলো।
- আয় বনাম ব্যয়: পাশাপাশি দুই রঙের দণ্ড, নিচে হাতে কত থাকল।
- হাজিরা বা অগ্রগতি: কে কয়দিন এলো, বা কাজ কতটুকু এগোলো।
- ছাপার রিপোর্ট: উপরে নাম ও তারিখ, মাঝে চার্ট, নিচে লিস্ট, এক পেজে গোছানো।
ধাপে ধাপে
ধাপ ১: সংখ্যাগুলো আগে গুছিয়ে নিন। দুই কলামের একটা সাদামাটা লিস্ট হলেই চলে, যেমন বাঁয়ে মাসের নাম আর ডানে টাকার অঙ্ক। এলোমেলো সংখ্যা দিলে চার্টও এলোমেলো হবে।
ধাপ ২: কোন চার্ট চান তা বলে দিন। সময়ের সাথে বাড়া কমা দেখাতে বার বা লাইন চার্ট, আর পুরোটার মধ্যে ভাগ দেখাতে পাই চার্ট। না বললে AI নিজে বেছে নিবে, যা আপনার মনের মতো নাও হতে পারে।
আমার দোকানের বিক্রির একটা চার্ট বানাও। জানুয়ারি থেকে ডিসেম্বর পর্যন্ত মাসের নাম আর টাকার অঙ্ক আমি দিচ্ছি। দণ্ড চার্ট হবে, প্রতিটা দণ্ডের উপরে অঙ্কটা লেখা থাকবে। উপরে দেখাবে মোট বিক্রি, গড় বিক্রি আর সবচেয়ে ভালো মাস কোনটা। রং হবে সবুজ, লেখা বাংলায়, ফোনে দেখতে সুন্দর হতে হবে।
ধাপ ৩: সংখ্যা বসানোর পথটা ঠিক করুন। দুটো পথ আছে: সংখ্যাগুলো আপনি এখনই বসিয়ে দিবেন, নয়তো পেজে ঘর রাখবেন যেখানে ইউজার নিজে টাইপ করবে আর চার্ট সাথে সাথে বদলে যাবে। দ্বিতীয়টা বেশি কাজের, কারণ প্রতি মাসে আপনাকে নতুন করে বলতে হবে না।
ধাপ ৪: এবার রিপোর্টের চেহারা। এক পেজে কী কী থাকবে বলুন: উপরে শিরোনাম ও তারিখ, তারপর মোট ও গড়, তারপর চার্ট, তারপর পুরো লিস্ট। শেষে নামানোর বাটন চান।
মাসের খরচের একটা রিপোর্ট পেজ বানাও। উপরে ঘর থাকবে যেখানে খরচের খাত আর টাকার অঙ্ক লিখে যোগ করা যাবে, যেমন বাজার ৮০০০, বাসা ভাড়া ১২০০০। যোগ করলেই নিচের গোল চার্ট আর লিস্ট বদলে যাবে আর মোট খরচ দেখাবে। নিচে দুটো বাটন থাকবে, একটায় পুরো রিপোর্ট PDF হয়ে নামবে, আরেকটায় ছবি হয়ে নামবে। লেখা আর সংখ্যা বাংলায়।
ধাপ ৫: নামিয়ে দেখুন ফাইলটা ঠিকঠাক এসেছে কি না, বাংলা লেখা ভাঙেনি তো, চার্টটা কেটে যায়নি তো। কিছু এদিক ওদিক হলে বলুন "PDF-এ চার্টটা পুরো আসছে না, পেজের মাপে ঠিক করো"। এরপর শেয়ার চেপে লিংকটা যাকে দরকার তাকে দিন।
আরও ভালো করার কৌশল
- সংখ্যার সাথে এক লাইনের কথা। "গত মাসের চেয়ে বিক্রি ১২ শতাংশ বেড়েছে" এমন একটা লাইন চার্টের উপরে থাকলে রিপোর্টটা অনেক বেশি কাজের লাগে।
- রং কম রাখুন। দুই বা তিন রঙের চার্ট পরিষ্কার দেখায়। রংধনুর মতো চার্ট দেখতে জমকালো, কিন্তু পড়া কঠিন।
- ছাপার কথা মাথায় রাখুন। "A4 কাগজে এক পেজে সুন্দর ছাপা হবে" বলে দিলে রিপোর্টের মাপ ঠিক থাকে, অফিসে জমা দেওয়ার মতো হয়।
- লিস্টটাও নামানোর ব্যবস্থা। চার্টের পাশাপাশি সংখ্যাগুলো CSV করে নামানোর বাটন রাখুন, যাতে কেউ চাইলে হিসাবের খাতায় নিয়ে যেতে পারে।
- খালি পেজের ব্যবস্থা। কোনো সংখ্যা না থাকলে যেন "এখনো কিছু যোগ করা হয়নি" লেখা থাকে, ফাঁকা সাদা পেজ নয়। ছোট জিনিস, কিন্তু অ্যাপটা পেশাদার লাগে।
যেসব ভুল অনেকে করেন
- সংখ্যা আপনাআপনি আসবে ভাবা। বানানো অ্যাপ আপনার দোকানের খাতা, ব্যাংক বা কোনো ওয়েবসাইট থেকে নিজে সংখ্যা টেনে আনতে পারে না। হয় আপনি বসাবেন, নয়তো ইউজার টাইপ করবে।
- সংখ্যা সবার কাছে থাকবে ভাবা। কেউ নিজের ফোনে যা টাইপ করে সেটা তার ফোনেই থাকে। আপনি সেটা দেখতে পাবেন না, অন্য কেউও না।
- এক চার্টে সব ঢোকানো। বিক্রি, খরচ, লাভ, হাজিরা সব এক চার্টে দিলে কিছুই বোঝা যায় না। বিষয় ধরে আলাদা চার্ট করুন।
- নামানোর আগে না দেখা। পর্দায় সুন্দর দেখাচ্ছে মানেই PDF সুন্দর হবে তা নয়। শেয়ার করার আগে একবার নিজে নামিয়ে দেখে নিন।
এরপর কী করবেন
চার্ট আর রিপোর্ট দাঁড়িয়ে গেলে এটাকে ছোট একটা হিসাবের টুলে বদলে ফেলা যায়: দৈনিক বিক্রি বসানোর ঘর, মাস বেছে নেওয়ার লিস্ট, আর মাস শেষে এক চাপে রিপোর্ট। স্কুলের কাজে লাগালে ছাত্রের নাম আর বিষয়ের নম্বর বসিয়ে প্রতিটার জন্য আলাদা পেজ বানাতে বলুন, অভিভাবক সভায় প্রিন্ট করে দেওয়া যাবে। আর দেখানোর জন্য দরকার হলে বলুন রিপোর্টটা স্লাইড আকারে বানিয়ে দিতে, তাহলে সেটা স্লাইড ফাইল হিসেবেও নামানো যায়।
নতুনদের যত প্রশ্ন
আমার কাছে তো খাতায় লেখা হিসাব, চার্ট হবে?
হবে, সংখ্যাগুলো টাইপ করে দিন বা খাতার ছবি তুলে দিন, AI পড়ে নিয়ে চার্ট বানাবে।
কোন চার্ট কখন, আমি তো জানি না।
জানা লাগবে না, তথ্য দিলে মানানসই চার্টটা AI-ই বাছে। মাসের তুলনায় বার, ভাগাভাগিতে পাই, ধারায় লাইন।
প্রতি মাসে নতুন রিপোর্ট বানাতে হবে?
না, একই অ্যাপে নতুন মাসের সংখ্যা যোগ করলেই রিপোর্ট বেড়ে চলে।