ইনভয়েস আর মানি রিসিট (PDF)
বাংলায় ইনভয়েস আর মানি রিসিট কিভাবে বানাব?
বিল্ডারকে বাংলায় বলুন আপনার রিসিপ্টে কী কী ঘর লাগবে, সে একটা পেজ বানিয়ে দিবে যেখানে ক্রেতার নাম, আইটেম আর দাম বসালে মোট নিজে থেকে হিসাব হয়ে যায়। নিচে একটা বাটন থাকবে, চাপলেই রিসিপ্টটা PDF হয়ে ফোনে বা কম্পিউটারে নেমে আসবে, বাংলা লেখা ঠিকঠাক থাকে। ওই PDF ক্রেতাকে WhatsApp-এ পাঠিয়ে দিন বা ছাপিয়ে দিন।
কী বানাবেন
একটা পেজ, যেখানে ক্রেতার নাম, তারিখ আর কেনা জিনিসের লিস্ট বসাবেন। প্রতিটা লাইনে দাম আর কয়টা লিখলে মোট টাকাটা নিজে থেকেই হিসাব হয়ে যাবে, ভ্যাট বা ডিসকাউন্ট থাকলে সেটাও। নিচে একটা বাটনে চাপ দিলে পুরো রিসিপ্টটা একটা PDF হয়ে নেমে আসবে, ভেতরের বাংলা লেখা ভাঙবে না। ওই ফাইলটা ক্রেতাকে WhatsApp-এ পাঠান, বা কম্পিউটারের দোকানে দিয়ে ছাপিয়ে নিন।
আগেই জেনে রাখুন, লেখা রিসিপ্টগুলো কোনো সার্ভারে জমা থাকে না, মাস শেষে একসাথে সব রিসিপ্ট বের করার লিস্টও তৈরি হয় না। তাই যে PDF টা নামাবেন, সেটাই আপনার কপি। ফোনের একটা ফোল্ডারে বা নিজের ইমেইলে পাঠিয়ে জমিয়ে রাখার অভ্যাস করে নিন।
ধাপে ধাপে
ধাপ ১: বিল্ডারে নাম দিন, যেমন রহিম স্টোর রিসিপ্ট, তারপর বানানো শুরু করুন চাপুন।
ধাপ ২: হাতে একটা পুরনো রিসিপ্ট নিয়ে বসুন আর দেখুন তাতে কী কী আছে: দোকানের নাম, ঠিকানা, ফোন, রিসিপ্ট নম্বর, তারিখ, ক্রেতার নাম, আইটেমের ঘর, মোট, আর নিচে সইয়ের জায়গা। এই লিস্টটাই আপনার প্রম্পট হবে।
ধাপ ৩: বাংলায় লিখুন কী চান।
আমার দোকান রহিম স্টোরের জন্য একটা রিসিপ্ট বানানোর পেজ বানাও। উপরে দোকানের নাম, ঠিকানা আর ফোন নম্বর। তারপর রিসিপ্ট নম্বর, তারিখ, ক্রেতার নাম আর ফোন লেখার ঘর। মাঝে একটা লিস্ট যেখানে আইটেমের নাম, কয়টা আর দাম লিখব, লাইন যোগ করার বাটন থাকবে, আর মোট টাকা নিজে থেকে হিসাব হবে। নিচে কথায় টাকার অঙ্ক, সইয়ের জায়গা আর ধন্যবাদ লেখা। সব লেখা বাংলায়, টাকার চিহ্ন ৳। নিচে একটা বাটন যাতে চাপলে রিসিপ্টটা PDF হয়ে নেমে আসে।
ধাপ ৪: বানাও চাপুন। ডান পাশে পেজটা এলে সাথে সাথে একটা নকল রিসিপ্ট বানিয়ে দেখুন, দুই তিনটা আইটেম বসিয়ে মোটটা মিলিয়ে নিন।
ধাপ ৫: PDF বাটনে চেপে ফাইলটা নামান আর খুলে দেখুন। বাংলা যুক্তাক্ষরগুলো ঠিক আছে কি না, ছাপার মতো পরিষ্কার লাগছে কি না, এক পেজে ধরছে কি না।
ধাপ ৬: কিছু ঠিক না লাগলে এক লাইনে বলুন।
রিসিপ্টটা এক পেজে ধরাও, লেখা একটু ছোট করো, আর উপরে ডান পাশে আমার লোগো বসানোর জায়গা দাও।
ধাপ ৭: শেয়ার চাপুন। লিংকটা নিজের ফোনে আর দোকানের কম্পিউটারে সেভ করে রাখুন, যেখান থেকে খুশি রিসিপ্ট বানাতে পারবেন।
আরও সুন্দর করার কৌশল
- রিসিপ্ট নম্বর হাতে না লিখে বলুন যেন প্রতিবার এক করে বাড়ে, তাহলে দুই ক্রেতার রিসিপ্টে একই নম্বর পড়বে না।
- বাকি টাকার কাজ থাকলে জমা আর বাকির ঘর যোগ করতে বলুন, নিচে বড় করে বাকি কত তা দেখাবে।
- মানি রিসিপ্ট আলাদা লাগলে একই অ্যাপে দ্বিতীয় একটা পেজ চান, যেখানে শুধু কার কাছ থেকে কত টাকা কী বাবদ পেলেন তা লেখা থাকবে।
- PDF ফাইলের নামে ক্রেতার নাম আর তারিখ বসাতে বলুন, পরে ফোনে খুঁজে পেতে সুবিধা হয়।
- ছাপাতে না চাইলে PDF টা সরাসরি WhatsApp-এ ক্রেতাকে পাঠিয়ে দিন, কাগজের খরচও বাঁচল।
যেসব ভুল অনেকে করেন
- PDF টা একবারও খুলে না দেখা। প্রথম রিসিপ্টটা নিজে খুলে পড়ুন, বানান আর অঙ্ক দুটোই মিলিয়ে নিন।
- ভাবা যে রিসিপ্টগুলো নিজে থেকে জমা থাকছে। থাকে না। নামানো ফাইলটাই একমাত্র কপি, তাই ওটা যত্নে রাখুন।
- ক্রেতার ফোন নম্বর বা ঠিকানা লেখা অবস্থায় পেজটা অন্যকে দেখানো। নতুন ক্রেতার আগে ঘরগুলো খালি করে নিন।
- মোট টাকা হাতে লিখে দেওয়া। হিসাবটা পেজকেই করতে দিন, তাড়াহুড়োয় ভুল হওয়ার ভয় থাকে না।
এরপর কী করবেন
রিসিপ্ট চালু হয়ে গেলে দিনের হিসাবের খাতাটা বানিয়ে ফেলুন, তাহলে কোন দিন কত বিক্রি হলো তা এক জায়গায় থাকবে। ওটার আলাদা অধ্যায় আছে। আর দোকানের প্রোডাক্টের ক্যাটালগ পেজ থাকলে রিসিপ্টের নিচে ওই লিংকটা বসিয়ে দিন, ক্রেতা রিসিপ্ট দেখতে গিয়ে আপনার বাকি প্রোডাক্টও দেখে ফেলবে।
নতুনদের যত প্রশ্ন
আমি এক্সেল জানি না, হিসাব ভুল হবে না তো?
হবে না, যোগফল আর ভ্যাট নিজে থেকে হিসাব হয়। আপনি শুধু নাম, পরিমাণ আর দর লিখবেন।
আগের মেমোগুলো কি জমা থাকে?
অ্যাপটা যে ফোনে চালান সেখানে জমা রাখা যায়, বানানোর সময় "আগের মেমো জমা রেখো" বলে দিন।
দোকানের লোগো কি মেমোতে বসবে?
বসবে, লোগোর ছবিটা টেনে এনে দিন, উপরের কোণে বসিয়ে দেওয়া হবে।