দৈনিক আয়-ব্যয়ের হিসাবের খাতা
দোকানের দৈনিক আয় ব্যয়ের হিসাব রাখার অ্যাপ কিভাবে বানাব?
বাংলায় বলুন আপনি রোজ কী কী লিখতে চান, বিল্ডার একটা হিসাবের খাতা বানিয়ে দিবে যেখানে তারিখ, খাত আর টাকা বসালে দিনের ও মাসের মোট নিজে থেকে হয়ে যায়। লেখাগুলো সাধারণত ওই ফোন বা কম্পিউটারের ভেতরেই থাকে; Business প্ল্যানের ক্লাউড ডেটা চালু করলে সব ডিভাইসে একই খাতা। মাঝেমধ্যে CSV নামিয়ে রাখুন।
কী বানাবেন
একটা সাদামাটা খাতা, যা ফোনেই খোলে। দিনের শেষে বসে লিখবেন কত বিক্রি হলো, আর কী কী খরচ গেল, যেমন মাল কেনা, দোকান ভাড়া, বিদ্যুৎ বিল, যাতায়াত। লেখা শেষ হলে নিজে থেকেই দেখাবে আজ কত ঢুকল, কত বেরোল, আর হাতে কত থাকল। মাসের মোটটাও একই সাথে দেখা যাবে।
এখানে একটা কথা সোজাসুজি বলে রাখা দরকার, কারণ পরে বুঝলে কষ্ট হবে। আপনি যা লিখবেন তা ওই ফোন বা কম্পিউটারের ভেতরেই থেকে যায়। মানে আপনি ফোনে যা লিখলেন তা দোকানের কম্পিউটারে দেখা যাবে না, আর আপনার কর্মচারী তার ফোনে খুললে সে তার নিজের খালি খাতা দেখবে। তাই এই খাতাটা একজন মানুষের, একটা ডিভাইসের। ফোন হারালে বা ব্রাউজারের তথ্য মুছে ফেললে লেখাগুলোও যাবে। এজন্যই CSV নামানোর অভ্যাসটা জরুরি, ওটার কথা নিচে আছে।
ধাপে ধাপে
ধাপ ১: বিল্ডারে নাম দিন, যেমন আমার দোকানের হিসাব, তারপর বানানো শুরু করুন চাপুন।
ধাপ ২: ভেবে নিন আপনার খরচগুলো কোন কোন খাতে পড়ে। পাঁচ ছয়টা খাত হলেই যথেষ্ট, বেশি খাত করলে লিখতে আলস্য আসে।
ধাপ ৩: বাংলায় বলুন কী চান।
আমার দোকানের জন্য একটা দৈনিক আয় ব্যয়ের হিসাবের খাতা বানাও। উপরে একটা ঘর যেখানে তারিখ, খাত, টাকার অঙ্ক আর ছোট একটা নোট লিখে যোগ করব। খাতগুলো হবে বিক্রি, মাল কেনা, দোকান ভাড়া, বিদ্যুৎ বিল, যাতায়াত, অন্যান্য। নিচে আজকের সব লেখার লিস্ট, আর বড় করে আজকের মোট আয়, মোট খরচ আর হাতে থাকা টাকা। পাশে এই মাসের মোটও দেখাও। একটা বাটন দিও যাতে সব হিসাব CSV হয়ে নেমে আসে। সব লেখা বাংলায়, টাকার চিহ্ন ৳।
ধাপ ৪: বানাও চাপুন। পেজ এলে দুই তিনটা নকল লাইন বসিয়ে দেখুন, মোটটা ঠিক আসছে কি না।
ধাপ ৫: পেজটা ফোনের হোম স্ক্রিনে বসানোর মতো করে চেয়ে নিন, তাহলে অ্যাপের মতো এক চাপে খুলবে আর ইন্টারনেট না থাকলেও চলবে। মনে রাখবেন, এটা কাজ করে Publish করার পর, শুধু দেখার সময় নয়।
ধাপ ৬: ছোটখাটো বদল চাইলে এক লাইনে বলুন।
খাতগুলো বড় বড় বাটন করে দাও যাতে টাইপ না করে শুধু চেপে বেছে নিতে পারি, আর ভুল লাইন মুছে ফেলার একটা বাটন দাও।
ধাপ ৭: সপ্তাহে অন্তত একবার CSV বাটনে চাপ দিন। ফাইলটা নেমে এলে নিজের ইমেইলে পাঠিয়ে রাখুন বা কম্পিউটারে কপি করে রাখুন। ওটাই আপনার আসল নিরাপত্তা, আর ফাইলটা Excel বা Google Sheets-এ খুলে যেকোনো হিসাব করা যায়।
আরও সুন্দর করার কৌশল
- বাকিতে বিক্রি হলে কার কাছে কত বাকি সেটার জন্য আলাদা একটা লিস্ট চেয়ে নিন, নাম আর টাকা সহ।
- মাস বেছে নেওয়ার একটা ঘর চান, তাহলে গত মাসের হিসাব দেখতে হলে সব লাইন ঘাঁটতে হবে না।
- সবচেয়ে বেশি খরচ কোন খাতে যাচ্ছে তা একটা ছোট রঙিন চার্টে দেখাতে বলুন, চোখে পড়লেই ধরা পড়ে।
- দিন শেষের মোটটা একটা ছবি হিসেবে নামানোর বাটন চান, ওটা পরিবারের কাউকে বা অংশীদারকে পাঠিয়ে দিতে পারবেন।
- রাতে একটা নির্দিষ্ট সময়ে লেখার অভ্যাস করুন, যেমন দোকান বন্ধের ঠিক পরে। অভ্যাসটাই আসল, অ্যাপ নয়।
যেসব ভুল অনেকে করেন
- CSV কখনো না নামানো। ফোন হারানোর দিন বোঝা যায় এটা কত বড় ভুল ছিল।
- দুইজনে দুই ফোনে লেখা, আর ভাবা যে দুটো মিলে যাবে। মেলে না, প্রত্যেকের খাতা আলাদা। একজনই লিখুন।
- ব্রাউজারের সব তথ্য মুছে ফেলা বা গোপন উইন্ডোতে খোলা। তাতে লেখাগুলো আর ফিরে পাওয়া যায় না।
- বড় খরচ পরে লিখব ভেবে ফেলে রাখা। এক সপ্তাহ পরে আর মনে থাকে না, আর মাসের হিসাব মেলে না।
এরপর কী করবেন
মাসখানেক নিয়ম করে লেখার পর CSV ফাইলটা খুলে দেখুন, কোথায় টাকা বেরিয়ে যাচ্ছে তা নিজেই চোখে পড়বে। তখন খাতগুলো নিজের মতো করে বদলে নিতে পারেন, বিল্ডারকে বললেই হবে। রিসিপ্টের পেজটাও বানিয়ে নিন, তাহলে বিক্রির কাগজ আর হিসাবের খাতা দুটোই আপনার হাতে থাকবে।
নতুনদের যত প্রশ্ন
ভুল অঙ্ক লিখে ফেললে মুছতে পারব?
পারবেন, প্রতিটা এন্ট্রির পাশে মোছার ব্যবস্থা রাখতে বলুন, মুছলেই মোট ঠিক হয়ে যায়।
হিসাব কি অন্য কেউ দেখে ফেলবে?
না। হিসাবের সংখ্যাগুলো আপনার ফোনেই থাকে, লিংক শেয়ার না করলে অ্যাপটাই কেউ পায় না।
ফোন হারালে হিসাবও হারাবে?
ফোনে জমা তথ্য ফোনের সাথেই যায়। গুরুত্বপূর্ণ হিসাব মাঝে মাঝে "CSV নামাও" বলে নামিয়ে রাখুন, ওটাই আপনার ব্যাকআপ।